Vinnande koncept
Att använda en beprövad metod, sätta tydliga mål och en realistisk budget, skapa och disciplinerat följa en kommunikationsplan och ha ledningens stöd i ryggen är framgångsfaktorer för projekt. Förutsatt att du vill komma i mål på utsatt tid och inom budgetramarna förstås.
Trista fakta
Endast 30 % av alla projekt kommer i hamn, enligt Standish Group i sin CHAOS Report. – Det är inte bara dyster statistik. Det är kostsamt och ett slöseri med resurser, påpekar Ulrika Selinder, projektledare och seniorkonsult på Addima.
Orsaker
Konsten är att driva projekt effektivt, resultatorienterat och framgångsrikt. En av de vanligaste orsakerna till att projekt misslyckas är att projektledarna underskattar vikten av att använda en bra och beprövad projektmetod. Alltför många skapar projektplanen efter eget huvud och gissningar. ”Varför chansa?”, undrar Ulrika och utvecklar sitt resonemang: – Som projektledare behöver du en trygg ledstång att hålla dig i under projektets olika faser. Själv använder jag alltid Semcons XLPM-metod (tidigare PROPS), men det finns även andra beprövade metoder.
Kvalitet
En projektledare måste behärska en mängd olika kunskapsområden för att lyckas genomföra projektet effektivt. Utan en kvalitetssäkrad projektmetod är det svårt att ens veta vilka dessa kunskapsområden är.
Intressentkartan
En av de viktigare uppstartsaktiviteterna i ett projekt är att skapa en intressentkarta, anser Ulrika. Genom att specificera vilka som har intresse av och påverkas direkt eller indirekt av projektet kan du göra en kravinsamling från dessa intressenter. På det sättet är det enkelt att ställa samman en kravspecifikation för projektet och att prioritera bland kraven.
Kommunikation, kommunikation, kommunikation …
Ulrika understryker vikten av att ha bra kommunikation under hela projektet. Det är avgörande för projektets resultat och det gäller inte minst kommunikationen kring intressentkraven. Det är extremt viktigt att informera intressenterna om vilka krav som kommer att tillfredsställas och vilka som har en lägre prioritering. På så sätt blir förväntningarna på projektet realistiska och alla intressenter känner sig involverade.
För att skapa de bäst tänkbara kommunikativa förutsättningarna för projektet bör du forma kommunikationen som om du ska marknadsföra ett nytt varumärke. Du behöver därför välja ett bra projektnamn och en logga som är säljande, skrivande och enkla att minnas. Ta därefter fram en kommunikationsplan som syftar till att skapa engagemang, dialog och deltagande. Det är också viktigt att odla ett bra projektklimat så att organisationen tycker att projektet är roligt och resultaten efterlängtade, poängterar Ulrika.